Inhalt 01 / 07
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen und verarbeiten können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen im Inland auch ausstellen, ab dem 1. Januar 2028 gilt das für alle Unternehmen im B2B-Geschäft. Eine PDF-Datei per E-Mail ist dabei keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
Die Umstellung betrifft fast jedes Unternehmen, vom Handwerksbetrieb bis zum Mittelstand. Aubrey Company entwickelt Software, Systeme und Schnittstellen und erklärt in diesem Beitrag, was du wann tun musst und wie die E-Rechnung reibungslos in deine Abläufe passt. Der Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das Software automatisch lesen und verarbeiten kann. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet: XRechnung, eine reine XML-Datei, und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten, die für Menschen lesbar bleibt.
Eine gewöhnliche PDF-Rechnung, ein Scan oder ein Foto gilt dagegen als sonstige Rechnung. Sie ist nur noch während der Übergangszeit zulässig.
Die Fristen im Überblick
Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Empfangspflicht für alle Unternehmen ohne Übergangsfrist. Du brauchst also ein E-Mail-Postfach oder eine andere Möglichkeit, E-Rechnungen entgegenzunehmen, und eine Software, die sie lesen und archivieren kann.
Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen weiterhin Papierrechnungen oder, mit Zustimmung der Empfängerin oder des Empfängers, PDF-Rechnungen verschicken.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im Vorjahr E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze ausstellen. Kleinere Unternehmen dürfen 2027 noch die bisherigen Formen nutzen.
Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen für alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft.
Welche Ausnahmen gibt es?
Ausgenommen sind Rechnungen an Privatkundinnen und Privatkunden, also das B2C-Geschäft. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Fahrausweise dürfen weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden. Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer nach § 19 Umsatzsteuergesetz sind von der Pflicht zum Ausstellen befreit, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.
Für bestimmte steuerfreie Umsätze gelten weitere Ausnahmen. Kläre im Zweifel mit deiner Steuerberatung, welche Regeln für dein Unternehmen gelten.
Was du jetzt tun solltest
Erstens: Prüfe den Empfang. Kommen E-Rechnungen heute schon an der richtigen Stelle an, und kann deine Software XRechnung und ZUGFeRD anzeigen und verarbeiten?
Zweitens: Kläre, ob dich 2027 oder erst 2028 betrifft. Maßgeblich für 2027 ist der Gesamtumsatz des Vorjahres 2026.
Drittens: Prüfe deine Systeme für den Versand. Viele Buchhaltungs- und Warenwirtschaftsprogramme können E-Rechnungen erzeugen, manchmal erst nach einem Update oder mit einem Zusatzmodul. Eigene Shops, Kundenportale oder Branchenlösungen brauchen oft eine Anpassung.
Viertens: Denk an die Archivierung. E-Rechnungen müssen im Originalformat revisionssicher aufbewahrt werden.
Unsere Haltung: Die Pflicht als Chance für saubere Abläufe
Viele Unternehmen sehen die E-Rechnung als lästige Pflicht. Wir sehen eine Chance. Wer ohnehin an seine Rechnungsprozesse muss, kann sie gleich so bauen, dass Daten ohne Abtippen von der Bestellung bis zur Buchung fließen. Das spart dauerhaft Zeit und Fehler.
Schnittstellen mit Aubrey Company
Wir entwickeln Software und Schnittstellen, die E-Rechnungen aus Shops, Portalen und Warenwirtschaft erzeugen, empfangen und weiterleiten. Wenn deine Systeme noch nicht bereit sind, sprich uns an über https://aubreyco.de/kontakt/ oder telefonisch unter +49 6103 2074630.
Häufige Fragen
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Die Pflicht zum Empfang gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen. Die Pflicht zum Ausstellen gilt ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz und ab dem 1. Januar 2028 für alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Nein. Eine einfache PDF-Datei ist eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung hat ein strukturiertes Format nach EN 16931, in Deutschland meist XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen empfangen können, sind aber von der Pflicht zum Ausstellen befreit.
Gilt die E-Rechnung auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Rechnungen an Verbraucherinnen und Verbraucher sind ausgenommen.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
XRechnung ist eine reine XML-Datei, die vor allem Maschinen lesen. ZUGFeRD verbindet eine für Menschen lesbare PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Beide Formate erfüllen ab ZUGFeRD-Version 2.0.1 die Anforderungen an eine E-Rechnung.
Diesen Beitrag gibt es nicht oder er ist noch nicht veröffentlicht. Zum Journal